人事で働いていると、社員宛てに一気にたくさんのメールを送信することがあります。 今回のツールは複数人に超簡単に一括でメールを配信するツールの紹介です。  

こちらのツールのデモと設定・利用方法の詳細を動画でも解説していますので、ご確認くださいませ。

 

メール自動配信ツール(OutlookVer)のメリット・デメリット

まず、メリットとデメリットを挙げてみます。

 

メリット

  • 宛先の人数制限がない(何人でも送信できる)
  • 個人毎に件名・本文の文字を調整・変更することができる
  • 個人毎に送りたい個別のファイルを添付することができる
  • 重要度の高低、転送不可といったオプションも使うことができる
  • Outlookを活用するため、送信履歴が送信済メールに残る
  • Outlookの設定(サーバー等)を活用するため、余計な設定が不要

デメリット

  • PCにOutlookをインストールしていないと使えない
  • ツールを取り扱う本人のメールアドレスが差出人となる(差出人を任意に変更することができない)

 

いくつかデメリットあるものの、Outlookを使っている方でしたら、特に気にすることなく利用できるはずです!!  

 

メール自動配信ツール(OutlookVer)の概要と利用例

どのようなケースで使うのかご紹介します。 以下、早速ツールの画面です。今回のサンプルは、櫻井くん、松潤、城みちるの三人に研修後のアンケートの回答依頼を送付するというイメージで作ってみました。

  また、各人にそれぞれ添付ファイルを送付したいというケースを想定しています。 以下のフォルダの「添付ファイル.xlsm」は三人共に送付し、櫻井くんには「櫻井.txt」、松潤と城みちるにはそれぞれの名前のファイルを二つ送付してみます。

送付予定のファイル

櫻井くん:「添付ファイル.xlsm」「櫻井.txt」

松潤:「添付ファイル.xlsm」「松本.txt」「松本2.txt」

城みちる:「添付ファイル.xlsm」「城.txt」「城2.txt」

ツールを実行してみたところ、想定通り、三件メールが届きました!! 松潤のメールをサンプルで掲載しておきます。

なかなかよくできましたわ。

 

ダウンロードリンク

以下のファイルをダウンロードしてご利用ください。

 

ツールの使い方(設定)について

1.Settingsシートに設定内容を記入する

以下、Settingsシートの画像です。

 

Settingsシートの項目詳細については以下の通りです。

項目名 内容
BCC BCCで送付するメールアドレスを入力します。ここでは、ドメイン内で利用できるメールアドレスでもよいですし、IDがメールアドレスと紐づいていれば、IDを入力しても構いません。

xxx@gmail.com
Harry  ←IDとか・・・

共通添付ファイル

全宛先に共通で添付するファイルのフルパスを指定します。

C:¥xxx¥xxxx¥xxx.txt
個別添付ファイル格納先 個別ファイルを格納しているフォルダパスを指定します。
例えば、前述のサンプルでいうと、櫻井くん用のtextファイルを格納している、Cドライブのtempフォルダのパスを指定しています。

C:¥temp¥

重要度

メールに対する重要度を設定します。ここで設定する重要度はすべてのメールに共通で設定されます。
重要度は高・中・低で指定します。中またはブランクの場合、重要度は普通となります。

転送不可

「転送不可」を設定すると、転送不可としてメールを送信することができます。
※メーラーの設定に依存します。

転送不可

 

2.Mainシートの宛先情報を記入する

MainシートのA列~J列はTOで送付する宛先を指定します。K列~T列はCCで送付する宛先を指定します。

A列は必ず入力するようにしましょう。(必須項目)

なお、メールアドレスの列を宛先として利用しますが、メールアドレスではなくて、Outlookで使えるID等のドメインのユーザ名を利用することができます。

 

3.Mainシートの送信内容を記入する

U列~X列はメール本体で使う情報となります。

 

入力内容はシンプルです。

U列(件名)、V列(本文)が必須入力となります。(とはいえエラーチェックとかしてないです)

 

ここで入力する項目については、関数を利用することができます。

Y列以降の情報はプログラム内で一切使っていませんので、参考情報をたくさん持ってきて、メール文に活用してください。

以下では、宛先の名前から名字だけを抽出して、件名に使っています。

 

本文も同様です。

このセルの中に本文を直接入力していきます。Y列以降の参考情報をたくさん使っているのが分かりますね。

 

入力後、全体を見てください。

見えている文字がそのままメール本文となりますので、本文の送信後のイメージを視覚的にとらえることができます。

なお、本文の下に署名が入ってくる形になりますので、V列とW列は対であると考えてください。

 

個別添付ファイルの設定方法

このツールの中で一番難しいのが個別ファイルの添付方法だと思います。(勝手に・・・)

ということで、個別ファイルの設定方法について、詳細を記載します。

前述しましたが、Settingsシートに個別添付ファイル格納先を入力することがまず最初のステップです。

 

次に、どのように送信するファイルを指定していくか、をご紹介します。

送付したいファイルを振り返ると、、

送付予定のファイル

櫻井くん:「添付ファイル.xlsm」「櫻井.txt」

松潤:「添付ファイル.xlsm」「松本.txt」「松本2.txt」

城みちる:「添付ファイル.xlsm」「城.txt」「城2.txt」

でしたね。

 

格納されているCドライブのTempフォルダを見てみます。

 

松潤と城みちるについては、2ファイル送付しないといけないですね。

では、Mainシートに戻ります。

 

1ファイルだけであれば、単純にファイル名だけを入力すればOKです。

つまり、櫻井くんは「櫻井.txt」のみを入力しています。

複数ファイルを送る場合は、「;」(セミコロン)もしくは「,」(カンマ)でファイル名を区切りましょう。

 

送付予定のファイル→入力例

櫻井くん:「添付ファイル.xlsm」「櫻井.txt」→ 櫻井.txt

松潤:「添付ファイル.xlsm」「松本.txt」「松本2.txt」→ 松本.txt;松本2.txt または 松本.txt,松本2.txt

城みちる:「添付ファイル.xlsm」「城.txt」「城2.txt」→ 城.txt;城2.txt または 城.txt,城2.txt

※共通添付ファイル名はSettingsシートで記載しているため、入力する必要なし。

 

以上で設定は終了です。お疲れ様でした。

 

ツールの使い方(実行方法)について

1.メール送信ボタンをクリックします

まずはメール送信ボタンをクリックします。

 

2.最初のメールは内容を必ず確認する

1通目のメールから全件一気に送付しないような仕様にしてみました。

メールは情報漏洩リスクの高い危険な代物ですからね。

いくら効率化したいとはいえ、確認することは重要なことです。

 

ということで、1.でボタンを押下した後に以下のメッセージが表示されます。

初回メールは必ず確認しなさいよという注意喚起です。

 

ここでOKをクリックすると、Outlookのメール作成画面が開き、1行目で指定していた、櫻井くん宛てのメールが作られていることが確認できます。

 

最初のメールだけ、確認後、手動で送信する必要があります。

ミス防止のため、ご了承いただけますと幸いです。

 

3.次のメール作成処理を行うかどうかを判断する

次のダイアログは以下です。

なんぼほどダイアログ表示してくんねん!ってコメントがありそうですが、この先もまだまだ出てきます・・・笑

以下のダイアログの意味ですが、最初のメールを確認して、問題がなければ「はい」、問題があって、処理をやり直す場合は「いいえ」を選択する想定です。

 

問題があった場合は、2.で作成したOutlookのメール作成画面も送信せずに閉じているはずですので、上記ダイアログも「いいえ」として処理を停止してください。

 

「はい」をクリックすると、以下のようなダイアログが表示されます。

このダイアログの意味合いは、「またOutlookのメール作成画面で確認するか?」「それとももう確認せずにこれから先のメールは全部送るか?」の二択のQとなります。

 

ここで「はい」をクリックすると、前述2.と同じ処理(に戻ること)となります。

「いいえ」をクリックすると、これ以降に作成・確認するはずだったメール作成のステップはすべて無視して、メールを送信することとなります。

最初のメールの確認で自信がついたら「いいえ」をクリックしてガツンと一気に送っちゃいましょう。

 

ちなみに、「いいえ」をクリックすると以下のようなメッセージが表示されます。

 

4.送信済みメールボックスを確認する

Outlookのメール作成機能を使うメリットは、送信済みメールボックスにツールから送信したメールが残ることです。

さいごに送信済みメールボックスを確認し、メールを送ることができたことを確認しましょう。

 

なお、宛先が異なれば、ご利用いただいているメールサービスから宛先違うよと、メールが返ってくるはずです。

宛先間違いしないように気を付けてくださいね!!

さいごに

会社ではメール自動配信ツールはよく使われている部類です。

今回、かなりシンプルに仕様を変更してみました。ぜひご活用くださいませー!

 

更新履歴

バージョン 更新日 内容
1.0 2021/10/10 初版リリース