エクセルで簡単工数管理！WBSの使い方の説明＆テンプレ無料ダウンロード

SEから人事へ転職してきて一番最初に思ったのが、工数管理しようぜ！ということでした。

工数を語るには、まず自分の工数を把握しようぜ！ということで、わたしは工数管理が大好きなんです。。

いつも使っているテンプレートとWBSを使った工数管理の方法をご紹介しようと思います。  

Ver2.4 が最新バージョンです！

利用方法は以下の動画でも解説していますので、ぜひご覧くださいませ～！

 

WBSとは…？

WBSというのは、プロジェクトマネジメントのツールのことで、Work Breakdown Structure （作業・分解・構造化）の頭文字をとって、WBS（ダブルビーエス）と呼ばれています。 タスクを細かく細分化して見える化するツールってイメージですね。 後ほど詳しく紹介しますが、以下のように、タスクが細分化されていて、担当者が割り振られているものとなります。

  WBSはガントチャートとセットになっていることが多いです。ガントチャートとは、期間を色付けし、見やすくしたグラフのようなもののことです。（上記画像の右側のスケジュールが記載されている部分がガントチャートです。）   WBSの良いところは、Outputに対して、どういう作業が必要で、どれくらいの工数がかかるのか？ということを担当者単位で細かーく管理できるというところにあります。 細かいことが大好きなわたしにぴったりのツールです。  

WBSテンプレートのダウンロード

以下のファイルをダウンロードしてご利用ください。

 

WBSの使い方（管理者編）

１．セルO6にガントチャートの開始日を入力しよう！

セルの O6 に開始日を入力するのが第一ステップです。 2021年12月から管理したいのであれば、セルO6に「2021/12/1」と入力してください。

 

２．タスクを洗い出そう！

WBSを利用する際は、タスクの洗い出しから始まります。 ゴールに向かって漏れがないようにタスクを洗い出しを行います。

 

３．担当を割り振ろう！

担当の項目に担当者を割り振ります。 気を付けたいのは、WBSを作成している方が担当として多く登場しないことです。担当はプロジェクトが円滑に回るように、より良い割り振りを考えましょう。。

 

４．スケジュールを記載しよう！

さて、スケジュール管理を行うためには、予実管理が必須です。 まず、各タスクの期日を意識し、期間の入力を行います。   予定の期間の日付を入力すると、ガントチャートが薄く黄色で塗りつぶされます。 これで、予定の期間を目視で確認することが可能となります。

  任意ですが、予定の工数を入力しておくのもおすすめです。「大体これくらいの工数がかかるなあ」という予測をしながらタスクを洗い出すことで、円滑にタスクコントロールすることができます。 担当者一人一人が工数の意識を持つことにもなるので、おすすめです。   ここまでで管理者としての作業は完了です。 タスクが増えたら行を追加していくなどの作業を行ってください。  

WBSの使い方（担当者編）

１．実績の開始日付を入力しよう！

管理者から割り振られたタスクを確認しましょう。 予定の開始日が今日（Today）以前で、実績の日付の入力がない場合は、ステータスに「未入力」と表示されます。  

  あなたが櫻井さんだとして、7/1に作業を開始したとすれば、実績の開始日に「7/1」と入力いただくことになります。 すると、ステータスが「作業中」に変わります。これで現在どのタスクを行っているのかを一目で把握することができます。

 

２．実作業工数を入力しよう！

WBSで重要なのが、工数把握です。 その作業にどれくらいの時間がかかっているのか･･･！？ これを把握するのが本当の目的なのです･･･！   さて、担当者はどこに工数を入力していけば良いかというと･･･   ここです！！   作業日の列、自身のタスクの行に時間数（h）を入力してください。 例えば、30分なら 0.5 といった具合です。

  前出の画像と比較すると、予定との差異時間も0.5時間少なくなっていることが分かります。 わたしはこの管理方法で調教されて、この予定差異時間を徹底的に余らせてやる！という意識で仕事をしてきました。笑 ぜひ、この工数入力は忘れずやってみてください。  

３．実績の終了日付を入力しよう！

作業が完了したら、終了日の列に日付を入力しましょう。 ここでは、7/2 と入力してみました。

  ステータスは「完了」に変更されており、実際に作業した7/1、7/2のガントチャートはオレンジ色に塗りつぶされています。 これで一つのタスクは完了です！お疲れ様でした！  

 

行追加（Ver2.1より）

１行追加する場合

1行追加したい場合、追加したい行を選択します。

行追加ボタンをクリックすると、以下の通り、行を追加することができます。

いくつかの列に数式が入力されているので、行追加ボタンをクリックするのが便利です。

 

複数行追加する場合

複数選択して行追加ボタンをクリックすれば、その行数追加することができます。

↑ちょっと分かりづらいですが、5行追加されてますね。

列の設定について

ガントチャートの列数はいつでも追加することができます。ただ、数式については、プログラムで自動設定するようになっています。ここでは、FO列が最大です。

いちいち、プログラムの修正をするのも面倒なので、使用者が任意に変更できるように、Settigsシートを準備しました。

列を追加したときは、SettingsシートのセルB1を変更ください。

 

色付けの優先度決めのオプションについて（Ver2.3より）

Settingsシートのオプション「土日祝の優先設定」より、色付けの優先順位を設定することができるようになりました。

サンプルとして、１０月８日～１０日をまたぐ形にしています。

 

↓「土日祝」を選択した場合（英語版の場合は「Holiday」となります）

 

↓「予実績」を選択した場合（英語版の場合は「Planning」となります）

 

完了時に予定日程を把握するオプションについて（Ver2.4より）

Settingsシートのオプション「予定優先設定」より、完了時に予定日程を把握できるようになりました。

このオプションがない場合、以下のように、1･11にもともとタスクが割り振られていた（予定されていた）のかわからなくなってしまいます。以下の二つの画像を見比べてみるとわかりますが、オプションを設定すると、実績の日程が若干オレンジ色に塗りつぶされ、予定になかった実績については、少し色濃く、点線も濃く設定ができます。

 

 

さいごに

どんな職種でもタスク管理、工数管理は非常に重要ですよね！？ ぜひWBSを活用して、より良いプロジェクトマネジメントを行ってみてください。 ちなみに、プロジェクトじゃなくて、普段の業務の工数管理でも全然問題ないので、ぜひ試してみてください！！  

先輩から秀和システムさんの逆引き大全を譲ってもらいました。約10年愛用している本。。VBAをはじめたいと思っているかた、絶対持っておいた方が良いです！（ExcelもAccessも愛用してます～＾＾）

更新履歴

バージョン	更新日	内容
1.0	2021/6/23	初版リリース
2.0	2021/12/26	ガントチャートの色と罫線の種類の調整 入力時メッセージの追加 開始日を2021/12/1に変更 拡張子を「.xlsm」に変更
2.1	2022/5/23	行追加マクロを追加（Settingsシートの追加） 開始日を2022/5/1に変更
2.2	2022/6/10	ステータスにユーザ定義関数を追加し、旧Officeバージョンでも利用可能なように改修 開始日を2022/6/1に変更 英語版を公開（2022/07/05）
2.3	2022/10/4	設定変更によって、土日祝の色塗りつぶしを優先するか、予実績の日付を優先するのかを任意に設定できるように変更。
2.4	2023/01/01	任意の設定で、完了したタスクについて元々の予定からの実績の差分を視覚的にわかるように変更