人事ではいろんな種類のメールを送ることがあるので、メール自動配信ツールを何種類か作っていたのですが、使い方が難しいようで、今回こそは簡単にメール配信できるツールを準備しました。
Ver2.0からは、メールだけではなく、会議設定も設定できるように改修しました！
ツールのポイント
エクセルのシート内のテンプレートに[氏名]のような形で差し込みたい文章を記載していきます。
最終的に以下のようなメールや会議設定案内を自動で作成することができます。
メール自動配信ツール（OutlookVer）との違い
メール自動配信ツールは、OutlookVer と CDOVer の二つを既に公開しています。 本ツールはOutlookVerをベースに作っています。テンプレートを事前に作っておく分、数式を入力しなくてよくなるので、Excelが苦手という方にもおすすめです。
ダウンロードリンク
以下のファイルをダウンロードしてご利用ください。
ツールの使い方（設定）について
１．Mainシートの設定
１．テンプレート形式設定
B列のテンプレート形式設定は「TemplateSettings」シートのヘッダーと紐づいています。
TemplateSettingsシートの2行目を編集することで、プルダウンも連動するようになっています。
B列にて、その行のメールを送付するテンプレートを選択します。
２．C列以降の列に必要な項目を入力する
Mainシートの項目名はC列～CV列まで自由に入力することが可能です。
ヘッダー名はTemplateSettingsシートで利用します。
なお、初期設定としては以下のようにAQ列までしか用意しておりませんが、列を追加することも可能です。7行目にヘッダー名、8行目以降にデータを入力しましょう。
２．TemplateSettings シートに設定内容を記入する
こちらはTemplateSettingsシートの画像です。3行目～15行目まで項目を設定していきます。
１．Type（必須）
実行する処理について、メール or 会議設定（予定表）を選択します。
２．To、CC、BCC
4行目、5行目、8行目にはそれぞれ宛先（TO、CC、BCC）の対象となる項目名を入力します。ここからは、Mainシートのヘッダー名にかっこ→“[” と “]” を付加した形にします。
例では、[To1_メールアドレス] となっています。なお、複数宛先に送信する場合、セミコロン（;）で区切って入力しましょう。
なお、Mainシートに入力する情報はメールアドレスではなく、Outlookで使えるID等のドメインのユーザ名を利用することができます。
３．本文
TemplateSettingsシートには件名、本文を入力します。
冒頭解説した通り、任意で文字を差し込むことが可能です。
差し込みたい文字列を [氏名] のようにかっこで囲んで入力します。
この文字列はMainシートのヘッダー列と連動しています。
入力しやすいように、TemplateSettingsシートの下部分に文字列を表示していますので、ぜひ参考にしてください。
ここでは「本文への書き込み文字列」を参考に入力するような形になります。
なお、研修受講日がシリアル値になっていますが、実際にデータを取得するのは、Mainシートの表示されているデータを取得します。
つまり、Mainシートの方で、セルの書式設定をしていただければOKです。簡単ですね！
４．共通添付ファイル
同じテンプレートを利用するときには、同一のファイルを添付したいというケースが多いかと思います。その際に利用できるようにしたのが9行目「共通添付」行です。
※現状共通添付ファイルは一つしか添付できません。必要であれば改修するのでコメントください。
５．個別添付ファイル
このツールの中で一番難しいのが個別ファイルの添付方法だと思います。（勝手に･･･） ということで、個別ファイルの設定方法について、詳細を記載します。 前述しましたが、Settingsシートに個別添付ファイル格納先を入力することがまず最初のステップです。
次に、どのように送信するファイルを指定していくか、をご紹介します。 送付したいファイルは以下です。
送付予定のファイル
櫻井くん：「添付ファイル.xlsm」「櫻井.txt」
松潤：「添付ファイル.xlsm」「松本.txt」「松本2.txt」
城みちる：「添付ファイル.xlsm」「城.txt」「城2.txt」
格納されているCドライブのTempフォルダを見てみます。
松潤と城みちるについては、２ファイル送付しないといけないですね。 では、Mainシートに戻ります。
１ファイルだけであれば、単純にファイル名だけを入力すればOKです。 つまり、櫻井くんは「櫻井.txt」のみを入力しています。 複数ファイルを送る場合は、「;」（セミコロン）もしくは「,」（カンマ）でファイル名を区切りましょう。
送付予定のファイル→入力例
櫻井くん：「添付ファイル.xlsm」「櫻井.txt」→ 櫻井.txt
松潤：「添付ファイル.xlsm」「松本.txt」「松本2.txt」→ 松本.txt;松本2.txt または 松本.txt,松本2.txt
城みちる：「添付ファイル.xlsm」「城.txt」「城2.txt」→ 城.txt;城2.txt または 城.txt,城2.txt
※共通添付ファイル名はTemplateSettingsシートで記載しているため、入力する必要なし。
以上で設定は終了です。お疲れ様でした。
６．重要度
Outlookではメールの重要度を選択することができます。ブランクの場合、重要度：中となります。
７．転送不可
場合によってはメールを転送不可設定で送付したいということがあると思います。本ツールでは、転送不可も設定可能です。
８．送信者
Outlookで他の送信者として設定ができる環境であれば、他のユーザを指定して送付できる、、という項目となります。これはあんまり使わないかも。。
９．形式
基本設定しなければテキスト形式で送付します。以下の項目でリッチテキスト・HTMLといった別の形式で送付することも可能です。
１０．投票
Outlookでは投票ボタンの設定ができます。ツールから投票機能を追加できるようにしました。
以下のようにセミコロンで区切って選択肢を入力するだけで以下のように投票ボタンの設定が可能です。
↓メールを作成したときにはすでに投票ボタンを使用できる設定になっています！
↓受信したメール
ツールの使い方（実行方法）について
１．設定開始ボタンをクリックする
まずは設定開始ボタンをクリックします。
２．送信フォームでオプション選択する
いきなり画面が表示されますが、テンプレートを分けたので、事前に準備して、分けて送信したいケースがあれば、個別に配信する仕組みを作ってみました。
また、テストでメール作成・会議設定作成する機能としても利用できます。
ここで、送信対象行を選択せずに「処理開始」ボタンをクリックすると、全件一気に配信することができます。
１．オプションを選択する
ここでは、３行目のメールを作成してみます。３を入力し、「設定開始」ボタンをクリックします。
３行目は以下ですね。
２．メールが作成される
入力内容に間違いがない場合、以下のメッセージが表示されます。
そして、以下のようにType3のテンプレートを利用したメールを作成することができました。
次からの手順は一斉送信の手順となります。
３．最初は内容を必ず確認する
1通目のメールから全件一気に送付しないような仕様にしてみました。 メールは情報漏洩リスクの高い危険な代物ですからね。 いくら効率化したいとはいえ、確認することは重要なことです。 ということで、１．でボタンを押下した後に以下のメッセージが表示されます。 初回メールは必ず確認しなさいよという注意喚起です。
ここでOKをクリックすると、Outlookのメール作成画面が開き、1行目で指定していた、櫻井くん宛てのメールが作られていることが確認できます。
最初のメールだけ、確認後、手動で送信する必要があります。 ミス防止のため、ご了承いただけますと幸いです。
４．次の処理を行うかどうかを判断する
次のダイアログは以下です。 なんぼほどダイアログ表示してくんねん！ってコメントがありそうですが、この先もまだまだ出てきます･･･笑 以下のダイアログの意味ですが、最初のメールを確認して、問題がなければ「はい」、問題があって、処理をやり直す場合は「いいえ」を選択する想定です。
問題があった場合は、２．で作成したOutlookのメール作成画面も送信せずに閉じているはずですので、上記ダイアログも「いいえ」として処理を停止してください。
「はい」をクリックすると、以下のようなダイアログが表示されます。 このダイアログの意味合いは、「またOutlookのメール作成画面で確認するか？」「それとももう確認せずにこれから先のメールは全部送るか？」の二択のQとなります。
ここで「はい」をクリックすると、前述２．と同じ処理（に戻ること）となります。 「いいえ」をクリックすると、これ以降に作成・確認するはずだったメール作成のステップはすべて無視して、メールを送信することとなります。 最初のメールの確認で自信がついたら「いいえ」をクリックしてガツンと一気に送っちゃいましょう。 ちなみに、「いいえ」をクリックすると以下のようなメッセージが表示されます。
５．送信済みメールボックスを確認する
Outlookのメール作成機能を使うメリットは、送信済みメールボックスにツールから送信したメールが残ることです。 さいごに送信済みメールボックスを確認し、メールを送ることができたことを確認しましょう。
なお、宛先が異なれば、ご利用いただいているメールサービスから宛先違うよと、メールが返ってくるはずです。 宛先間違いしないように気を付けてくださいね！！
さいごに
このタイプのメール配信ツールが一番使いやすいのではないでしょうか･･･！？自信作です＾＾
更新履歴
| バージョン | 更新日 | 内容 |
|---|---|---|
| 1.0 | 2022/02/14 | 初版リリース |
| 2.0 | 2022/04/30 |
・会議設定機能を追加 |
