システムを取り扱っていると、システムにインポートしたデータの管理が難しいことがあります。
システムへの取り込みはcsvファイルで実施するケースが多いと思います。csvファイルだとメモもできないし、そう言った意味で管理が難しいと思います。
そこで今回紹介するのがエクセルにデータ入力して必要なタイミングでcsv化するツールです。ボタンを押すと、ヘッダーから最後の行まで切り抜いてcsvファイルにするというものです。
CSVファイル出力ツール ダウンロードリンク
ツールのダウンロードは以下からお願いします！
CSVファイル出力ツールの利用方法
１．Listシートをコピーして別シートとして作成する
Listシートはテンプレートして作成していますので、こちらをコピーして新規シートとして作成しましょう。
２．データ部分を修正していく
データ部分というのは、この赤枠部分です。結構重要ですが、この赤枠部分をCSVファイルとして出力していきますので、データを入力していきましょう。
データ入力のポイント① B列の一番下の行までデータを入力しておく
このツールの仕様として、行はB列の一番下の行を参照するようにしています。この画像でいうと、２１行目まで参照するような形になります。
ということで、想定する行の一番下以降にごみデータが入っている場合、意図しない範囲となってしまう可能性があります。以下の図の例では、２４行目がごみデータとなるんですね。
出力したデータを見てみると、２２行目以降がごみデータを含む空白行になっていることがわかるかと思います。
データ入力のポイント② ヘッダー行はも同様、一番右の列以降にデータを入力しない
以下の画像ですと、想定ではI列のデータまで参照する形にしたいのですが、ヘッダー行と同じ行に「こんな感じのごみデータ」と入力してみました。
こちらも出力するとわかります。右側に空白列が含まれてしまいます。
データ入力のポイント③ ①②を把握していれば、他のセルは備考として使える
前述の①②を理解すると、
２列目にはちゃんとデータを入力し、J/K/L列の１０行目には何も入れず、９行目に参考情報を登録しています。そして、K列やL列に参考情報を入力してみました。
これでCSVファイルを出力すると、以下のようになります。
これでListシート、メインのシートについては、入力することができたかと思います。
３．Settingsシートで区切り文字を設定する
デフォルトでは、各文字列への操作はしないようになっていますが、オプションの変更で以下の通り変更ができるようになっています。
① なにも操作しないパターン（Default）
② ヘッダーにもデータ部にもくくり文字にダブルクォーテーションを設定する
③ データ部のみ、くくり文字にダブルクォーテーションを設定する
ヘッダー部分にダブルクォーテーションがついていないことがわかりますね。
Outlineの使い方
OutlineシートはListシートをはじめとしたデータ部のシートと行き来ができるように準備しています。
もしも以下の通り、シートをコピーして追加しているようであれば、Outlineシートにもそのシート名と数式を追加してください。
リンク部分は数式をコピーしてくださいね。
ちなみに、以下のようにそのまま（２）を残したままですと、HyperLink関数が機能しないので、注意してください～。
これめちゃくちゃ便利ですよ。
さいごに
これ、HRというよりか、IT関連の仕事している人のほうが使うかもしれませんが、ユーザとして人事担当者が使えるようになっておくことが理想ですね。
更新履歴
| バージョン | 更新日 | 内容 |
|---|---|---|
| 1.0 | 2023/11/04 | 初版リリース |
