Excelのデータを眺めていると、データが重複していて、どうしようーって思った経験ないですか？？

今でこそ、いろんなテクニックで速攻回避していますが、ぜひ知っておいてもらいたいテクニックを紹介します。

 

エクセルのデータの重複とは…

重複にもいろいろなケースがあるのですが、まずは以下の画像をご覧ください。

 

◆ケース

アンケートで各研修の希望受講日を回収しようとしています。

複数回答を許容しており、各研修の最後の回答の希望日が本人が本当に希望している日付となります。

この時、各人/各研修の最終日を正式回答としたい

 

上記のようなケースで考えてみましょう。

松潤でフィルターをかけてみます。

 

松潤はダイバーシティの8/15、リーダーシップ研修の7/30が希望日のようです。

それでは、どのようにしてこの日付を探せばいいでしょうか…？

 

重複の削除を使って削除する

エクセルの機能に重複の削除という便利な機能があります。

この機能を使って、重複を削除してみましょう。

 

１．回答順を降順に設定変更する

まずは、A列回答順のフィルター設定で、降順に並び替えをします。

並び替えの機能を使ってもらっても全然かまいません。

 

２．データが入っている範囲を選択する

データが入っている範囲をすべて選択します。

 

（A1を選択して、Ctrl + Shift + → して、Ctrl + Shift + ↓ ってした人はマジで最高･･･！）

 

３．重複の削除 をクリックする

データタブより、重複の削除をクリックします。

 

すると、以下のような画面が表示されます。

 

ここでは、Keyとなる、フィールド名を選択します。

このケースでは、松潤（およびその他のメンバー） が 最後に回答した 研修 をピックアップしたい。

ということなので、重複が含まれている列＝Key にチェックが入っている形にします。

 

 

「すべて選択解除」をクリックし、氏名・研修名にチェックを付けるのが一番楽だと思います。

さいごにOKをクリックします。

 

４．実行された結果を確認する

OKをクリックすると、以下のような画面となります。

重複していたデータが削除されました。

 

松潤はダイバーシティの8/15、リーダーシップ研修の7/30が希望日でしたが、ちゃんと残っていますね！

 

１．の手順で降順に並び替えをしましたが、エクセルの機能の 重複の削除 は重複する行の一番初めを残して削除されるのがポイントです！

これを覚えておくのが一番手っ取り早いです。

 

とはいえ、行を物理的に削除してしまうのは嫌･･･！という方もいると思いますので、数式を使った別の方法をご紹介します。

 

数式を使って対象の行にフラグを立てる

数式を使う方法もあります。

こちらもKeyが肝心です。

１．Key列を追加する。

ここでは、氏名と研修名がKeyになるので、Key列を差し込み、＆で結合します。

※わたしがKeyと呼んでいるだけなのですが、Keyとはユニークな値のことを指しています

 

２．並び替えをする

Keyと回答順で並び替えをします。

これで、氏名・研修名と回答順で連続した値にすることができます。

１．データの範囲を選択する

まずはじめにデータの範囲を選択します。

 

２．データタブの並び替えをクリック

 

３．並び替えダイアログにて、Key ＞ 回答順に並び替える

並び替えのダイアログが表示されたら、レベルの追加をクリックし、キーを二つ指定します。

最優先されるキーには Key を、次に優先されるキーには 回答順 を選択します。

順序はそれぞれ、昇順・小さい順です。

 

並び替えると、以下のようになります。

松本潤ダイバーシティ研修・松本潤リーダーシップ研修がまとまっていることが分かるかと思います。

 

４．Keyの最後を取得する数式を入力する

赤線の行を取得するにはどうしたら良いでしょうか・・・？

 

上下の行を比較し、変化があれば〇をつける という関数を入力します。

=IF(J2<>J3,”〇”,””)

 

この数式を最下行までコピーすると、以下のように判定列にそれぞれのKeyの中で最後の行に〇を入力することができます。

 

あとは、フィルターをかけるなどすると、最後の回答の行が取得できます。

 

さいごに

いかがでしたでしょうか。

重複の検知の方法については、まだほかにも方法があるのですが、いつも私が使っている方法をご紹介しました。

ぜひ使ってみてください！ではまた！