会社のストレージサービスとして、Sharepoint に完全に移行するという日が来ました。

ここ一年くらい運用してきて、やっとSharepoint が浸透してきましたが、アクセス許可が複雑でよくわからないこともあり、アクセス許可レベルの内、使いそうな部分だけをまとめました。

 

アクセス許可レベルのまとめ

詳細はMicrosoft公式サイトをご確認ください。

 

FAQ

「投稿」にした場合、ドキュメントライブラリへ保管のみができる状態となる？

投稿については、ドキュメントライブラリへのアイテム（ファイル・フォルダ）の格納は可能な状態となります。また、編集も可能です。もちろん他の方が保存したファイルも参照できます。編集との違いは、ドキュメントライブラリそのものを作成することができるか否かという点ですので、ドキュメントライブラリの中のファイル・フォルダだけを取り扱っているのであれば、編集でも投稿でもどっちでもよいと思います。

 

「閲覧」と「制限付きビュー」の違いは？

詳しく言えばキリがなさそうですが、簡単に言うと、ダウンロードができるかできないか？という違いのようです。

 

ドキュメントのダウンロードをさせたくない場合にはどうしたら良い？

制限付きビューを使ってください。ブラウザ上でドキュメントの表示はできますので、例えば、マニュアル等、閲覧させるだけで良いドキュメントについては、制限付きビューを使って、運用するのがよいかと思います。

 

「デザイン」ってどのような時に使うの？

Sharepoint 上のページを作成したり編集したりする場合に利用します。Sharepoint をストレージサービスとしてしか使っていないような場合、「ドキュメント」しか使わないかと思いますので、デザインという権限について特に意識することはありません。

ちなみに、最初から自動的に割り当てられることもありません。これも意識しなくてよいという理由の一つです。

 

さいごに

権限内容や具体的な運用イメージを教えていただければ、調べてご提案しますので、ぜひコメントのほどよろしくお願いします。