人事では評価の収集など、各管理職の方に社員のリストを送付することがしばしばあります。

その際、各組織ごとのファイルをフォルダに格納し、入力してもらっています。

この「各組織ごとのフォルダにファイルをコピーするツール」が今回ご紹介するツールとなります。

 

ファイルコピーツールの概要と利用例

複数のファイルを一気にほかのフォルダに移動やコピーさせることのできるツールです。

今回の例ですが、以下のグループ別の評価対象者リスト(テキストファイル)を

 

それぞれのグループのリーダーの名前で作られたフォルダに格納するという内容になります。

 

ダウンロードリンク

以下のファイルをダウンロードしてご利用ください。

 

ツールの使い方(設定)について

1.A列にコピーしたいファイルが格納されているフォルダを入力する

今回コピーしたい3ファイルが格納されているのは、以下の画像の通り、

C:\main\99_test

です。

 

ということで、ツールのA列に上記フォルダパスを入力します。

 

2.B列にコピーするファイル名称を入力する

ここでは、以下の3ファイルのファイル名を入力します。

 SMAP_評価対象者リスト.txt
 TOKIO_評価対象者リスト.txt
 嵐_評価対象者リスト.txt

 

べた書きしてもよいのですが、ここで、Tips です。

 

このファイル名は グループ名+”_評価対象者リスト” という作りになっていることが分かります。

 

こういった場合、数式を用いてファイル名を作り上げることが可能です。

E列以降はプログラム上、利用しない列となっています。E列以降に参考データを入力しておいて、A/B/C列にて、数式を作るというのも一つのテクニックです。

 

3.C列にコピー先のフォルダパスを入力する

最後に、コピー先のフォルダ名称をC列に入力します。

 

2.のTipsをここでも使ってみます。各グループのリーダーの列を用意しておき、C列にてフォルダパスを作ってみます。

 

もちろん、C:¥temp¥・・・と入力してもよいのですが、できる限り間違いを無くすために、数式での入力をおすすめします。

 

4.「処理実行」ボタンをクリックし、オプションを選択する

3.までで設定完了です。

「処理実行」ボタンをクリックしましょう。

 

すると、以下のオプションが表示されます。

 

ここで コピー or 移動 を選択してください

プログラム上は以下の処理を行っています。

ファイルをコピーする:ファイルを複製し、指定のフォルダに格納する

ファイルを移動する:ファイルを複製し、指定のフォルダにも格納した後、元々格納されていたフォルダからファイルを削除する(結果移動したように見える)

 

5.「RESULT」列を確認する

完了すると、以下のメッセージが表示されます。

 

RESULT列(D列)がすべてOKであればコピーが成功しています。

 

各フォルダに正しくコピーできていることを確認することができました。

 

よくあるエラー

  • NGとなる場合、コピー元フォルダ・コピー先のフォルダのパスが間違っているケースがあります。入力したパスに移動してみるなど、ファイルパスが正しいか試してみてください。
  • 関数を用いる際に、「\(¥マーク)」を入力して、フォルダパスを生成することがありますが、この「¥マーク」が半角になっていないことでエラーになるケースが確認されています。

 

さいごに

ファイルをコピーするだけではなく、移動させることもできるツールなので、用途によって使い分けてください。

Tipsですが、まちがってファイルをコピーしてしまった場合、「ファイルの格納していたフォルダ 間違った格納先」

矢印を反対に向ければ、間違った格納先からファイルを回収することも可能です。「ファイルの格納していたフォルダ 間違った格納先」

 

更新履歴

バージョン 更新日 内容
1.0 2021/03/27 初版リリース