人事では、幅広い範囲の業務をチームでこなしていく必要があります。

そんな中で妥当なタスク割りを行うために、工数分析が必須となります。

工数入力を行う管理表を公開しましたので、ぜひご利用ください。

 

どんな工数管理表なのか･･･？

この管理表では、10行目以下にタスク、月別の工数を記載していくことで、担当者別の工数を一目で把握することができます。

 

どうしても工数がかかってしまうタスクもあると思います。

その際に、色で逼迫度合いを確認できるように閾値を設けています。

以下の画像でいうと、月間で20Hを超えると赤塗りつぶしとなるように設定しています。

 

工数管理表のダウンロード

以下のファイルをダウンロードしてご利用ください。

工数管理表テンプレートダウンロード

 

工数管理表の入力項目

１．マスタシートに個人別リスト にID・氏名等の基本情報を入力する

マスタシートのB列に担当者名、C列に区分名を入力します。

件数を増やすことも可能ですが、その際は範囲の調整をお願いします。

G列の工数が前述した「閾値」となります。20で設定していますね。

 

２．タスク一覧シートにデータを入力する

１．区分を入力する

区分は先ほどマスタシートに記載した項目から選択できます。

 

２．タスクの内容を入力する

項目・対応時期を入力してください。ここで入力した内容が何かに影響するかと言われると、しないです。

 

３．月の工数を入力する

最下行にWBS作成というタスクを入れてみました。

4月に20と入力すると、以下のように赤く塗りつぶされています。

これはマスタシートの「閾値」が機能しているからです。

 

４．月間の工数・年間の工数を参照する

年間の工数は３．で入力した数値のＴｏｔａｌとなっています。

ただ、業務によっては毎月実施するものではないタスクもあるため、月平均という数値も表示しています。

これは、年間の時間数を「入力した月数」で割っています。これで単月でみたときのボリュームを見ています。

 

５．担当者を入力する

担当者の入力は任意です。

 

画面上部に担当者別の工数を表示するようにしていますので、良ければご活用ください。

 

さいごに

組織の中で誰がどのような業務を行っているか、また、どれくらい時間がかかっているのか？ということを把握するのは非常に大切です。

人事だからこそ、時間＝お金の意識を持つべきと、私は思います。

ぜひこの工数表をご活用ください。