人事では、幅広い範囲の業務をチームでこなしていく必要があります。
そんな中で妥当なタスク割りを行うために、工数分析が必須となります。
工数入力を行う管理表を公開しましたので、ぜひご利用ください。
目次
どんな工数管理表なのか・・・?
この管理表では、10行目以下にタスク、月別の工数を記載していくことで、担当者別の工数を一目で把握することができます。
どうしても工数がかかってしまうタスクもあると思います。
その際に、色で逼迫度合いを確認できるように閾値を設けています。
以下の画像でいうと、月間で20Hを超えると赤塗りつぶしとなるように設定しています。
工数管理表のダウンロード
以下のファイルをダウンロードしてご利用ください。
工数管理表の入力項目
1.マスタシートに個人別リスト にID・氏名等の基本情報を入力する
マスタシートのB列に担当者名、C列に区分名を入力します。
件数を増やすことも可能ですが、その際は範囲の調整をお願いします。
G列の工数が前述した「閾値」となります。20で設定していますね。
2.タスク一覧シートにデータを入力する
1.区分を入力する
区分は先ほどマスタシートに記載した項目から選択できます。
2.タスクの内容を入力する
項目・対応時期を入力してください。ここで入力した内容が何かに影響するかと言われると、しないです。
3.月の工数を入力する
最下行にWBS作成というタスクを入れてみました。
4月に20と入力すると、以下のように赤く塗りつぶされています。
これはマスタシートの「閾値」が機能しているからです。
4.月間の工数・年間の工数を参照する
年間の工数は3.で入力した数値のTotalとなっています。
ただ、業務によっては毎月実施するものではないタスクもあるため、月平均という数値も表示しています。
これは、年間の時間数を「入力した月数」で割っています。これで単月でみたときのボリュームを見ています。
5.担当者を入力する
担当者の入力は任意です。
画面上部に担当者別の工数を表示するようにしていますので、良ければご活用ください。
さいごに
組織の中で誰がどのような業務を行っているか、また、どれくらい時間がかかっているのか?ということを把握するのは非常に大切です。
人事だからこそ、時間=お金の意識を持つべきと、私は思います。
ぜひこの工数表をご活用ください。