差し込み印刷を使っていると、日付を西暦で表示したいといったケースや、4桁・5桁の数値を「11,111円」で表示したい(桁区切り)の方法など、細かいけど調べないと分からないということも結構あります。

本記事では、基本の設定方法と、日付表示設定や桁区切りの方法などをまとめていますので、ご一読ください!

 

差し込み印刷とは

エクセルやアクセスのデータソースからワードファイルにデータを「差し込む」機能のことです。

人事では、社員に送付する通知文書をこの差し込み印刷を用いて作成することが多いです。

差し込み印刷は手順さえ覚えてしまえば簡単ですし、超便利な機能なので一回試してみるのが良いですね。

 

 

差し込み印刷の方法

1.データソースの準備

データソースとなるファイルを用意します。例ではエクセルファイルを作成しました。

データソースはExcelでもAccessのテーブルでも問題ありませんが、馴染みのあるエクセルファイルで作業することをお勧めします。

エクセルファイルの場合は1行目にヘッダー行、A列からデータを埋めるのが基本的な作成方法です。

 

しかし、実際にはヘッダー行よりも上に空白行やメモの行があることもしばしばあります。その場合はヘッダー+データを選択し、名前を定義することをお勧めします。

設定方法:表の範囲を選択し、左上のボックスに名前を入力し、Enterキーをクリック

画面上部の「名前の管理」をクリック

「名前の管理」には先ほど設定した範囲が表示されている

2.wordファイルを作成する

wordファイルを起動し、通常通り文書を作成します。

このとき、どのあたりにエクセルファイルのデータを表示するかをイメージしておくと、この後の作業が楽になります。

3.データソースに接続する

差し込み文書 タブ> 差し込み印刷の開始>宛先の選択>既存のリストを使用 を選択します。

※既にデータソースを設定しているファイルはこの手順でデータソースの変更をしてみてください。

先ほど作成したエクセルファイルを選択します。

ハリーハリー

ここでワンポイント!エクセルで名前の定義をした場合、その「名前」を選択し、範囲指定することが可能です!

4.フィールドを挿入する

入力する位置をクリックする。差し込み文書タブ>文章入力とフィールドの挿入>差し込みフィールドの挿入 をクリックし、差し込みたい項目を選択します。

設定が正しく完了すれば、≪フィールド名≫ という文字が挿入されます。

5.差し込んだ結果を確認する

差し込み文書タブ>結果のプレビュー>結果のプレビュー を選択すると、≪フィールド名≫がデータソースのデータに変更されます。

↓結果のプレビューの選択

結果のプレビューの右側にある矢印をクリックして、数ページ確認し、問題なければ差し込み印刷は完了です!次は日付や数値の表示形式などを変更する「フィールドコード」のご紹介です。

6.表示形式を変更する

差し込み印刷をしていると、日付や数値が意図しない形になっていることがあります。今回の例では、データソースの誕生日をワードファイルに挿入したところ、「dd/mm/yyyy」という形式になっていました。

最後はこういった状況に陥った場合の対処方法です。

手順①:[Alt]キー+[F9]キーを押し、フィールドコードを表示する

手順②:表示形式の修正を行う

桁区切りカンマを表示する
例:100000→100,000
「{ MERGEFIELD 金額 \# “#,##0” }」に修正
日付を修正する
例:平成27年5月4日
「{ MergeField 日付 \@ “ggge年M月d日” }」
例:平成27年05月04日
「{ MergeField 日付 \@ “ggge年MM月dd日” }」

手順③:[Alt]キー+[F9]キーを押し、フィールドコードを非表示にする

 

さいごに

いかがでしたでしょうか?

事務職では、差し込み印刷をしなければならなくなることが往々にしてあります。

その時にぜひ!この記事をみて参考にしてください。