これまで人事企画所属として、就業規則の改定に関して対応したことはあったものの、実際に提出したことはありませんでした。
今回、新規の就業規則の作成から携わりましたので、色々調べたことをまとめておきたいと思います。
状況
出向者含め、10名を超えましたので、就業規則を労基署へ提出する必要があります。外国人労働者が複数おり、社内資料はすべて英語なので、日本語に加えて英語版の就業規則を作成する必要があります。
加えて、従業員代表の選出等も並行して行いました。メールです。
退職金規定についてはDCの絡みもあり、まだ未定部分があります。
とりあえず、就業規則・給与規則・育児休業・介護休業の４規則の日本語版をまずは提出しました。英語版は後で提出します。
提出するもの
以下の用紙、各２枚ずつ準備してください。一枚は控えとして押印いただけます。
- 就業規則（変更）届
- 後述しますが、新規の提出の際も必要です。
- 変更時については、別紙参照として別資料で準備してもOKです。その際には別の資料も提出しましょう。
- 従業員代表の意見書
- 変更後の就業規則
備忘・FAQ
１．就業規則（変更）届は必ず必要
従業員代表の意見書が必要なことは理解してました。今まで就業規則の変更対応は何回も対応してきましたが、今回は新規で就業規則を提出するということで、就業規則（変更）届を用意せず労基署へ行きました。窓口の方から「就業規則（変更）届は必要」ということで、白紙の用紙をいただき、その場で記入することになりました。
新規の時もいるのね。。。
参考資料：厚生労働省「労働基準監督署への届出書類」
２．就業規則は両面印刷で良いか？片面印刷？
結論、両面印刷で大丈夫です。ものすごく量が多くなるので、むしろ両面印刷をおすすめします。
これは趣味の世界だと思いますが、縦の用紙でしたら長辺閉じ、横向き用紙でしたら短辺閉じで印刷した方がよい気がします。多くの就業規則は縦向きだと思います。36協定届は横向きなので、この辺しておけばよいと思います。（36協定書を長辺閉じで印刷してしまい、ちょっと不服。）
３．就業規則はホッチキスで止めた方がよいか？製本した方がよいか？
今回、印刷した就業規則をそのままバラバラでもっていきましたが、どうやらホッチキス止めした方がよさそうでした。読みづらいというか、受付印を押しづらそうで、ちょっと嫌な顔をされてしまいました。。
調べたところによると製本までされる方もいらっしゃるとのことでしたが、単純にホチキス止めでよさそうです。
さいごに
これから就業規則の更新もしていかなければいけないので、追ってこちらの記事もUpdateしていきます。
参考ページ
参考資料：厚生労働省「労働基準監督署への届出書類」
いつもありがとうございます。
