わたしの会社ではメールのアプリケーションとして、Outlookを使っています。
後述しますが、メール処理はみなさん時間をかけていると思いますので、今回は、Outlookを用いた効率化について記事を書いてみました。
全３回。通してみていただければ相当な改善になるはずです！！
目次
Outlookを効率化すべき理由
一般的なビジネスパーソンが一日の「メール処理」に費やす時間・割合をご存じですか･･･？
一日です。
およそ 25%～30%（約2時間半） と言われています。
アウトルック最速仕事術(森新著)によると、約30%
2時間半をいかに効率化するかで一日アウトプットがかわってきますよね！！
ということで、さまざまな改善方法を紹介していきます！！
今回の内容で一つでも知らない内容があったら、目を通していただいた価値があります！
そして、明日の仕事に活かしてみてください！！
ショートカットで改善できる時間数について
さて、いきなりショートカットのお話をするわけですが、
「なぜ、ショートカットを使ったら改善となるのか？」
というお話を最初にしておきます。
皆さん、「コピペ」は一日何回しているでしょうか？？
コピペとは、コピー＆ペーストの略です。
ショートカットについては言わずもがななのですが、
「コピペをマウスの右クリックで実施している。」
という方、いるのではないでしょうか･･･？
以下は、右クリックでコピペをした場合とショートカットを使って作業した場合の想定時間数の差です。
前提を置いているのですが、コピペだけで約5分の改善となります。
で、実際ショートカットってコピペだけじゃないわけで、ショートカットを山ほど覚えていて、さらにそのショートカットをめちゃめちゃ活用している人と、まーったく知らない人がいたら、大体一日の作業時間で1時間程度変わってくるのです。
意外じゃないですか？
ということで、ショートカットやTipsをたくさん覚えれば覚えた分だけ作業スピードが改善されるということが分かりましたので、空いた時間でクリエイティブな仕事に移行してきましょう！！
汎用的なショートカット
まずは、Outlookだけではなく、他のアプリケーションでも使えるショートカットです。
前述したように、ショートカットを使える場面が増えるとどんどん改善が進みます。
つまり、Outlookだけでなく、Excel・Word、Windowsのファイル操作など、色々な場面で使える汎用的なショートカットは大事に使っていきましょうー。
さあ、まずは、Ctrl ＋ C・V・X・Z です。
ここは知ってる人も多いですね。なめんな！という声が聞こえてきそうです。
しかし！こういうショートカットを積極的に使っているかと言われればどうでしょう？！
会社でもコピーを右クリックでしてる人みますよー＾＾
全世界Ctrl＋C/Vでコピペ人類計画にしたいです。
さ、次に行きましょう。
次は、Alt（オルト）を使うショートカットです！！（ちなみに、AltはAlternate（代替）の略です）
さて、このショートカットは必須級の超重要ショートカットです。
Alt ＋ Tab は画面の切り替えですが、わたしは、一日に100回以上は使うと思います。
SEのときに叩き込まれたショートカットで、最初は使いづらいなあと思っていたのですが、もはやこのショートカットがないと仕事になりません･･･
ここまでは、汎用的なショートカットの紹介でした。
Outlook独自のショートカット
ここからは、Outlook独自の使えるショートカットを紹介します！！
１．メールの送信
Outlookと言えばメール！メールと言えば送信！です！
Ctrl ＋ Enter を押すだけでメールの送信ができちゃいます。
メールの送信なんてマウスでいいからさああーって思っている方。
メール本文を作成するときは必ずキーボード触ってますよね！？
ということで、本文を作成してすぐに送信したいときに、マウスに手を伸ばすのは確実にタイムロスです！！！
この Ctrl ＋ Enter は確実に使えるようになっておきましょう！！
２．ウインドウを閉じる
メールをいろいろみてたら、ウインドウがソリティアをクリアしたときくらいたくさん開いてたわあああーということありませんか？
Esc（エスケープキー）を押下するだけでウインドウを閉じられるって知ってました？
ウインドウの右上の×をクリックするのも時間の無駄です。Escキー使っちゃいましょう！！
３．メールと予定表を切り替える
Outlookで使ってる機能って、もはやメールと予定表くらいじゃないですか？
メールと予定表を切り替える方法についてはショートカットを覚えておいた方が便利です。
これは使わないと覚えないので、ぜひ使ってみてください！
どんどんいきます！！
４．受信したメールを連続で開く
受信ボックスの中のメールを一つランダムに開いてみてください。
そのメールを閲覧した後、次に受信したメールってどのように開いていますか･･･？
一回閉じてないですか？！
その作業無駄ですーー！！
Ctrl ＋ ＜ or ＞ でメールを速く読むことができます！！
このショートカット超便利で、前述した、Escと組み合わせると、
メール読んで（C＋＜）→メール読んで（C＋＜）→メール読んで（C＋＜）→ ウインドウ閉じる（Esc）
みたいな流れで、ウインドウを最後にきれいさっぱりない状態でメールを読み終わることができます！！
これも若干慣れが必要ですが、わたしにとっては必須級のショートカットです！
（メールの返信が速いとよく言われますが、絶対にこのショートカットのおかげです！！！）
５．デフォルトのフォントに変換する
メールを返信しようとすると、送信者のフォントと自分のフォントが異なっており、文字が見づらい･･･なんて経験ありませんか？？
そんなとき、自分色に染めることができちゃいます。（自分の設定しているフォントに変換することが可能です）
以下のように範囲を選択し、Ctrl＋Spaceキーを押下すると、デフォルトのフォントに変換することができます。
地味にこういう見栄えをよくする方法ってのは覚えておくと活躍しますよーー！
６．メール新規作成系のショートカット
結構知っている人もいるかもしれませんが、メール新規作成を行うショートカットがいくつかあり、これは覚えておいてもよいと思います。
全部覚えなくてもよいですが、新規作成（Ctrl＋N）くらいは覚えて使ってもよいと思います。
なぜなら、フォルダを作成するときや、新規のファイルを開くとき（Excel等）は必ずCtrl＋Nなのです。
つまり、冒頭紹介した「汎用的なショートカット」でもあるのです。
ということで、このあたりも覚えておくとよいですね。
まとめ
いかがでしたか？？
今回の記事で一つでも知らないことがあったら、読んでいただいた価値ありです！！
一つだけおねがいで、ここで覚えた内容は使ってください！使わないと覚えないですから･･･！習慣にしてくださいねー。
ではまた！！
